Vom PDF zum Buchungsvorschlag.

KI ist hier ein funktionierender Bestandteil des Buchhaltungsprozesses, gehalten innerhalb einer Grenze, die im Code durchgesetzt wird. Jeder Modellaufruf im System läuft über einen einzigen Gateway-Dienst, der die Verbindung, das Timeout, die Modellwahl und die Protokollierung verantwortet. Das Standardmodell ist Claude Sonnet 4.5, pro Aufruf überschreibbar, sodass umfangreiche Hintergrundarbeit auf einem günstigeren Modell laufen kann. Der Schlüssel wird aus einer Systemumgebungsvariablen gelesen und niemals aus einer Datei, und weder ein Schlüssel noch Nutzdaten werden jemals in das Protokoll geschrieben: nur der Aktionsname, das Modell und die Größe der Antwort.

Das Auslesen von Belegen ist die wertvollste Anwendung. Ein Lieferanten-PDF wird als Dokumentblock gesendet oder ein Foto als Bildblock und kommt als strikter JSON-Vertrag zurück:

• Geschäftspartner, Kennungen, Daten und Währung;
• Netto, Umsatzsteuer und Brutto;
• die eigene Sprache des Belegs und seine Positionstabelle;
• bei einer Bestellung oder Reservierung: Buchungsnummer, Leistungszeitraum, Gästezahl sowie Name und Anschrift des Gastes.

Alles, was der Beleg nicht angibt, kommt leer zurück, weil es dem Leser untersagt ist zu raten.

Das buchhalterische Urteil folgt als Nächstes. Der Befüllungsdienst kontiert jede Position auf ein Sachkonto, formuliert sie in der eigenen Sprache des Belegs und kann eine vollständige Buchung nach dem Muster der bisherigen Buchungen des Kontos erzeugen, einschließlich der Analyse auf Kopfebene. Rundungen werden gegen den Beleg abgestimmt, und bei einer Bestellung werden die Positionen auf die gedruckte Gesamtsumme abgeglichen, sodass ein Vorschlag nie unausgeglichen ankommt.

Hausregeln. Dahinter steht ein lernender Speicher von Regeln, die in Ihren eigenen Worten formuliert sind. Eine Regel wird einem Beleg über Schlüsselwörter zugeordnet und dann auf eine von zwei Arten verwendet:

• dem Modell als schriftliche Richtlinie übergeben oder
• wo die Regel Arithmetik ist, in C# auf den Cent genau ausgeführt.

Die Regel für Kfz-Kosten zeigt diese Trennung deutlich: Dem Modell wird erklärt, was die Regel bedeutet, und das System selbst rechnet, weil man ein Sprachmodell keine Formel nachbilden lassen sollte.

Die Kommunikationsseite hat ihre eigene KI.

• Eingehende E-Mails werden im Hintergrund in dringend, Antwort, zur Information und wartend eingeordnet, mit Zusammenfassung, extrahierten Aufgaben und Fristen.
• Antworten können entworfen, überarbeitet und übersetzt werden. Die Übersetzung löst Textknoten aus bereits bereinigtem HTML heraus und setzt die übersetzten Zeilen kodiert an ihren erfassten Positionen wieder ein, sodass Modellausgaben niemals zu Markup werden können.
• Ein Scout im Hintergrund liest Rechnungen, die per E-Mail von Lieferanten eingehen, für die Sie dies aktiviert haben, und legt sie idempotent in einer Prüfwarteschlange ab, sodass derselbe Anhang niemals zweimal gelesen und abgerechnet werden kann.

Kleinere Hilfen sind überall im Einsatz: in der Datenbank gehaltene Namen, die in die Sprache des Lesers übersetzt und zwischengespeichert werden, Buchungstexte, Vorhersage wiederkehrender Transaktionen, Hinweise zu nicht zugeordneten Bankzeilen, Vorschläge zur Kontoeinrichtung, Kalenderentwürfe und eine Assistenten-Chatseite.

Fünf Regeln gelten für all dies, und jede ist im Code implementiert:

• Die KI schlägt vor und bucht nie. Keine Modellausgabe hat jemals eine Journalbuchung, eine Rechnung oder eine Hauptbuchzeile geschrieben.
• Die KI legt niemals ein Konto an.
• Ein Auslesevorgang überschreibt nie, was ein Mensch bereits eingegeben hat.
• Der günstigste Weg wird zuerst versucht, und das Auslesen eines Bildes ist immer ein zweiter, ausdrücklicher Klick.
• Alles scheitert sanft. Ein nicht erreichbares Modell liefert keinen Vorschlag und kann daher niemals eine falsche Zahl in eine Steuererklärung bringen.